POLÍTICA DE COMPRAS
Descripción:
Se denomina Política de Compras a los criterios generados en cualquier proceso de adquisición que trasladan los valores, principios y pautas de conducta de SEDAL en cualquier relación cliente y proveedor que se realice en la compañía.
Objetivo:
El objetivo de la Política de Compras de SEDAL es entregar a sus colaboradores las bases bajo las cuales se debe ejecutar una acción de compra (de productos y servicios), a modo de establecer un estilo de gestión que garantice objetividad, transparencia y excelencia en el proceso de compra y lograr una óptima gestión en términos de eficiencia para satisfacer el objetivo perseguido en la compra.
1.Conductas de compra.
Se espera que todos los colaboradores guíen sus conductas y decisiones de compra en las prácticas y en los valores de SEDAL.
2.Prácticas de compras
Será responsabilidad de todos los colaboradores involucrados directa o indirectamente en las actividades de compras y, particularmente de los supervisores directos, resguardar en todo momento el buen nombre de SEDAL, estableciendo y preservando relaciones adecuadas entre la compañía y sus proveedores corporativos y garantizando el uso de prácticas de compras inobjetables.
Las siguientes prácticas deben ser consideradas en toda acción de compra:
a) Considerar primero el interés de la compañía SEDAL en todas las decisiones de compra, por sobre el interés particular de las áreas.
b) El personal encargado de interactuar en la adquisición de productos y servicios para SEDAL, debe colocar órdenes de compra y preparar contratos con proveedores sin incurrir en favoritismos de ninguna índole, privilegiando únicamente el interés global de la compañía.
c) Toda compra o acuerdo con proveedores debe estar previamente autorizada por la instancia con las facultades o atribuciones de compra necesarias. No se debe comprometer recursos de la compañía ni celebrar contratos o generar órdenes de compras sin atribuciones para ello. La práctica de comprar primero y pedir autorización después no es aceptable en SEDAL.
d) Tampoco se podrán comprometer o adelantar dineros, sin las correspondientes garantías de fiel cumplimiento cuando corresponda.
f) Promover una sana competencia entre los proveedores para obtener el máximo valor añadido para el negocio, sin perder de vista la misión del SEDAL en cuanto a desarrollar relaciones con proveedores, de mutuo beneficio, de largo plazo, con altos estándares de calidad, cumplimiento y de transparencia.
g) Promover y fortalecer continuamente la transparencia, eficiencia y agilidad de los procesos de compra.
h) No actuar con indiferencia o pasividad frente a prácticas de compra observadas que sean impropias o reñidas con el código de conducta de SEDAL o con la política de compras.
Conflictos de Intereses
Un colaborador no deberá participar en ninguna actividad o decisión que involucre un conflicto de interés real o potencial para la compañía.
Los colaboradores que tengan alguna relación patrimonial con una empresa proveedora o de parentesco hasta segundo grado con alguno de sus socios principales o ejecutivos que toman decisiones de compra, deberán abstenerse de participar en las decisiones de compra relacionadas con este proveedor.
Lo que corresponde en estos casos u otros que priven al colaborador de la necesaria independencia y neutralidad, es abstenerse de tomar cualquier decisión e informar al su Superior Directo o Gerente de Compras Corporativas y proveedores para resolver como se administrará la relación con este proveedor, si fuese éste un proveedor debidamente calificado para operar con SEDAL.
Regalos e Incentivos
Ningún colaborador involucrado en la gestión de compra debe usar su autoridad o posición en la organización para beneficio personal.
Para preservar la imagen e integridad del colaborador y de la compañía, como regla general, no deben aceptarse regalos o incentivos de proveedores, salvo obsequios o invitaciones de cortesía de pequeño valor intrínseco y de forma esporádica. Para aquellos casos en que reciba regalos o invitaciones que no caen en esta categoría (como por ejemplo viajes, estancias en hoteles), el colaborador deberá excusarse con la cortesía que amerite el caso o bien deberá informar al Gerente de Compras Corporativas y Proveedores para asesorarse respecto de cómo proceder.
En otras palabras, la frecuencia y naturaleza de los regalos eventualmente aceptados, no debe permitir que el receptor pueda parecer, a juicio de otros, que está siendo influenciado en la toma de una decisión de negocios como consecuencia de aceptar dichos regalos, ni pueden permitir en caso alguno que en la conciencia del receptor este hecho sea capaz de hacerle perder su independencia.
Política de Proveedores
La Política Administración de Proveedores se sustenta en la Misión Empresarial del SEDAL en cuanto a mantener una relación comercial con nuestros proveedores de mutuo beneficio, lealtad en el tiempo y altos estándares de calidad, cumplimiento y transparencia.
Los principios de actuación con proveedores:
a) Relación de largo plazo y rentable
En las decisiones de compra SEDAL privilegia la relación comercial y de servicio sostenible en el largo plazo y rentable tanto para SEDAL como para sus Proveedores sobre sus beneficios exclusivamente de corto plazo.
b) Cumplimiento de compromisos
Es intrínseco de la ética empresarial SEDAL el garantizar siempre el cumplimiento de los compromisos adquiridos con nuestros Proveedores. Con este propósito, los colaboradores que efectúen estos compromisos, escritos o verbales, deben estar facultados para ello.
c) Transparencia y Objetividad en los procesos de compra
El proceso de compra debe garantizar absoluta transparencia en la gestión de las compras, y objetividad en la toma de decisiones.
d) Igualdad de oportunidades a los Proveedores
Se debe garantizar la igualdad de oportunidades a todos los Proveedores para que oferten sus productos o servicios a SEDAL en un proceso de compra determinado.
e) Evaluación de proveedores
Los proveedores del SEDAL deben ser evaluados en su desempeño como tales, de acuerdo a criterios de evaluación definidos por la compañía y aplicados en función de las características del producto adquirido o servicio contratado al proveedor. Para aquellos proveedores que obtengan una calificación insuficiente o negativa se deberá tomar acción de regularización o de término de sus respectivos contratos, según corresponda.
f) Formalidad en las relaciones con proveedores
La relación comercial con proveedores debe siempre ser formal y los acuerdos deben estar por escrito. A los proveedores se les debe responder con prontitud y cortesía.
g) Oportunidad de los pagos
Se debe pagar a los proveedores oportunamente de acuerdo a las condiciones pactadas en los respectivos contratos, sin distinción de Proveedor, para agilizar y priorizar el proceso de pago que debe ser conocido por el proveedor.
h) Escucha a proveedores
Se debe instalar la práctica de escuchar en forma sistemática y profesional a los proveedores, con el propósito de atender sus preocupaciones, sugerencias y peticiones que permita mejorar continuamente la relación con ellos. Para estos efectos se establecerán canales formales de comunicación.
i) Base de proveedores acotada
Se debe promover el mantener una cantidad óptima de proveedores por conjunto de artículos de compra que asegure una sana competitividad y diversificación del riesgo para la continuidad de la operación.
